环境标志文件作用：沟通组织的意图、统一行动，有助于满足环境标志产品技术要求和质量改进，有助于为员工提供适宜的培训，有助于保证重复性和可追溯性，提供符合产品要求的客观证据，有助于评价保障措施的有效性和持续适宜性。具体地讲，环境标志认证文件作用在于但不限于以下方面：

1、能够描述组织的环境标志保障措施；

2、为跨职能群体提供信息，便于各自更好地理解相互间的关系；

3、向员工传达管理者的承诺；有助于员工了解其在组织内的职责，以便增强他们对工作的目的及重要性的认识；

4、在员工和管理者之间建立起相互的理解和信任；

5、为工作业绩的期望提供根据；

6、说明要实现具体的要求应该如何行事；

7、提供具体要求已被满足的客观证据；

8、提供清晰、高效的运作框架；

9、提供新员工培训及在职员工定期再培训的基础；

10、为组织内的秩序和平衡提供基础；

11、令以文件化过程为基础的操作具有一致性；

12、为持续改进提供基础；

13、在形成文件的体系基础上，为顾客提供信心；

14、向相关方证明组织的能力；

15、对供方的要求形成清楚的框架；

16、为环境标志产品认证检查提供依据；

17、为评价保障措施的有效性及持续适宜性提供基础。

环境标志产品保障措施手册及程序编写要求:
手册应满足要求：1）适宜性：手册必须适合组织自身的特点和产品特点，反映管理者的管理意图和宗旨，体现组织的管理文化特色，不可照搬别人的文件，也不能对保障措施要求进行翻版。2）充分性：为达到一致的理解，避免偏差，为程序文件的编写提供一个框架，对质量管理的主要过程、重要环境因素、环境标志产品认证保障体系的特点要求要作出明确的规定。3）符合性：文件要符合适用的法律法规、产品质量和环境保护标准、《环境标志产品保障措施指南》以及相应产品环境标志技术要求的全部要求。4）纲领性：手册是组织管理体系的纲领性文件，在满足适宜性、充分性、符合性的前提下要简明扼要，对具体的管理要求 能提供查询途径；5）强制性：手册一经批准发布，在组织内就具有法规效力，必须强制执行，因此对有关活动的要求必须明确清楚，不能模棱两可。
程序编写要求：
程序文件在满足符合性的前提下主要是解决可操作性问题，要结合组织的实际，按照5W1H的语言描述各过程的控制要求。对每一个程序文件的内容要求如下：1）目的：描述本过程的管理意图和目标；2）范围：规定本程序的内容和适用范围；3）职责：规定本过程/要素的主要责任部门和配合部门的职责；4）引用文件：列出本程序引用的相关程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度的编号和名称；5）活动描述：对本过程的主要流程及控制要求进行具体描述，可以引用三级文件；6）相关记录及要求：列出记录的编号、名称及规定保存地点及时限；7）附录：给出流程图和记 录表格式样。